Das Thema „Einhaltung der Rechtsvorschriften in Europa“ ist keineswegs neu — Betreiber waren schon immer für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen verantwortlich. Was sich dagegen geändert hat, ist die Durchsetzung der Vorschriften.
Die Anforderungen in den Bereichen Brandschutz, Gesundheit und Sicherheit, Baunormen und Umweltschutz sind heute höher denn je, und die Unternehmen spüren den Druck. Laut der PwC-Studie „Global Compliance 2025“ sind 85 % der Umfrageteilnehmer der Meinung, dass die Compliance-Anforderungen in den letzten drei Jahren komplexer geworden sind.
Für Marken des Einzelhandels und Gastgewerbes mit mehreren Standorten mit Publikumsverkehr ist dieser Druck sogar noch größer. Hotels, Restaurants, Bars und Geschäfte stehen unter ständiger Beobachtung im Hinblick auf Brandschutz, Gassicherheit, Lebensmittelsicherheit und Wasserhygiene – oft in Räumen, die der Öffentlichkeit den ganzen Tag und im Gastgewerbe auch über Nacht offen stehen. Daher ist die Einhaltung der Vorschriften in den Einrichtungen kein nur betriebliches Problem mehr, sondern ein wesentliches Geschäftsrisiko, das die Übernahme von Verantwortung seitens der Führungsebene erfordert.
Hier fünf Gründe dafür.
1. Aufsichtsbehörden erwarten Beweise, keine Versprechungen
Jüngste aufsehenerregende Fälle von Sicherheitsmängeln, wie der Brand im Grenfell Tower im Jahr 2017, haben zu einer Neubewertung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften seitens der Aufsichtsbehörden geführt. Sie konzentrieren sich jetzt weniger auf die Absicht oder Anstrengung und mehr auf die nachweisbare Kontrolle.
Mit anderen Worten muss man in der Lage sein zu zeigen:
- Brandschutz- und Sicherheitsprüfungen wurden planmäßig durchgeführt
- Klare Aufzeichnungen über Folge- und Abhilfemaßnahmen
- Verantwortlichkeit für Compliance-Ergebnisse statt einer reinen Erfüllung von Aufgaben
- Laufende Überwachung neuer und bestehender Gebäude
Brad Howard, International Product Manager bei ServiceChannel und Spezialist für Compliance in Europa, erläutert: „Die Herausforderung besteht nicht darin, die Vorschriften zu kennen. Es geht darum, zu beweisen, dass sie im Tagesgeschäft konsequent eingehalten werden.“
Die Aufsichtsbehörden beurteilen die Einhaltung der Vorschriften heutzutage auf der Grundlage von Nachweisen und Ergebnissen, wodurch die Führungsebene in die Pflicht genommen wird.
2. Skalierung macht lokale Compliance zum Unternehmensrisiko
Wenn es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften geht, ist die Skalierung sowohl ein Vorteil als auch eine Belastung.
Die Expansion eines Unternehmens über Regionen und Länder hinweg, egal ob es sich um 100 oder 1.000 Standorte handelt, bringt einen exponentiell wachsenden Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften mit sich. Verpflichtungen und Regulierungsbehörden vervielfachen sich. Inspektionszyklen variieren. Dokumentationsstandards ändern sich von einer Behörde zur nächsten – oft ohne Vorwarnung.
Häufig verlassen sich Unternehmen auf lokale Teams und Anbieter, die die Einhaltung der Vorschriften unabhängig voneinander verwalten, ohne eine starke zentrale Aufsicht zu führen. Im Laufe der Zeit führt dies zu ungleichmäßiger Ausführung, inkonsistenten Aufzeichnungen und eingeschränkter Transparenz auf Unternehmensebene, und diese Bedingungen erschweren das Erkennen von Risiken, bis eine Prüfung oder ein Vorfall sie aufdeckt.
Mit zunehmender Größe des Unternehmens müssen Führungskräfte die Gefahr meistern, dass lokale Compliance-Verstöße sich zu einem unternehmensweiten Risiko ausweiten.
3. Getrennte Systeme verschleiern die Transparenz der Einhaltung von Vorschriften
Die meisten Gebäudemanagementteams tun alles, um Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten, sie planen Inspektionen, koordinieren Lieferanten, verwalten Zertifizierungen und kümmern sich um auftretende Probleme. Die Herausforderung besteht jedoch darin, wo diese Informationen gespeichert werden.
Die tägliche Einhaltung der Vorschriften hängt von einem stetigen Rhythmus von Risikobewertungen, zeitgebundenen Inspektionen und Tests, überprüften Referenzen der Auftragnehmer, dokumentierten Abhilfemaßnahmen und prüfungsbereiten Aufzeichnungen ab. In der Realität sind diese Informationen oft über Tabellenkalkulationen, E-Mails, gemeinsam genutzte Laufwerke, Lieferantenportale, Aufzeichnungen auf Standortebene und CMMS-Tools verstreut, die zwar Arbeitsaktivitäten, nicht aber den rechtlichen Kontext erfassen.
Zudem ist die Einhaltung der Vorschriften nicht Sache eines einzelnen Teams. Der Bereich Gesundheit & Sicherheit umfasst Risikobewertungen und Unfallverhütung. Die Teams des Gebäudemanagements kümmern sich um Inspektionen und Abhilfemaßnahmen. Der Sicherheitsdienst ist häufig für Zugangskontrollen und Systeme der Personensicherheit zuständig. Die Rechts- und Risikoteams konzentrieren sich auf die Rechenschaftspflicht und das Risiko. Externe Anbieter verfügen über Zertifizierungen und Dokumentationen. Wenn jede Abteilung ihre eigenen Systeme und Aufzeichnungen verwaltet, wird die Einhaltung der Vorschriften schnell fragmentiert, da niemand einen vollständigen Überblick über die Nachweise im gesamten Unternehmen hat.
Einzeln betrachtet mögen diese Systeme gut funktionieren. In ihrer Gesamtheit können sie die Beantwortung einfacher Fragen auf Führungsebene erschweren:
- Welche Standorte sind derzeit gesetzeskonform?
- Wo sind Inspektionen überfällig?
- Welche Anbieter sind für die Durchführung von regulierten Arbeiten zugelassen?
Die Führungskräfte tragen das Risiko, das entsteht, wenn fragmentierte Systeme einen klaren, unternehmensweiten Überblick über den Stand der Einhaltung der Vorschriften verhindern.
4. Rechenschaftspflicht verschwimmt bei näherer Prüfung
Wenn Informationen zersplittert sind, werden Verantwortlichkeiten unklar.
Unternehmensteams verlassen sich auf die manuelle Berichterstattung oder den selbst gemeldeten Stand der Compliance. Standortleiter führen lokale Aufzeichnungen. Anbieter verfügen über ihre eigenen Unterlagen. Wenn die Aufsichtsbehörden Beweise verlangen, erfordert die Zusammenstellung eines vollständigen Bildes oft Zeit, Koordination und Annahmen, und nichts davon hat sich im Falle von Inspektionen bewährt.
Die Aufsichtsbehörden wenden zunehmend einen einfachen Standard an: Wenn die Einhaltung der Vorschriften nicht klar und konsequent nachgewiesen werden kann, kann sie als Nichteinhaltung behandelt werden.
Howard arbeitet eng mit Marken des Einzelhandels und Gastgewerbes zusammen, die sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in mehreren Ländern kümmern, und sieht unmittelbar, wie Compliance-Prozesse einer Prüfung standhalten oder sich in nichts auflösen, wenn die Aufsichtsbehörden Beweise verlangen.
„Marken fordern immer wieder, dass die Gebäudemanagementteams nicht als Vermittler fungieren, wenn die Aufsichtsbehörden Nachweise für die Einhaltung der Vorschriften verlangen. Sie wollen, dass diese Informationen am Ort des Geschehens zur Hand sind. Ist dies nicht der Fall, können Inspektionen schnell in Chaos und Kommunikationsgewitter ausarten.“
Wenn die Teams nicht eindeutig nachweisen können, dass sie die Verantwortung tragen, liegt die Verantwortung standardmäßig bei den Führungskräften.
5. Wenn die Einhaltung der Vorschriften scheitert, wandert die Verantwortung nach oben
Die Einhaltung der Rechtsvorschriften hat sich über das Aufgabenmanagement hinaus zu einer Frage der Unternehmensführung entwickelt. Der Grund dafür ist, dass die Nichteinhaltung von Vorschriften Konsequenzen hat, die weit über Geldstrafen hinausgehen und Betriebsunterbrechungen, Standortschließungen, persönliche Risiken und Rufschädigung umfassen können. Eine Analyse der Daten der UK Health and Safety Executive (HSE) zeigt, dass zwischen 2006 und 2016 in mehr als 2.200 Fällen von Gesundheits- und Sicherheitsverstößen Geldstrafen in Höhe von mehr als 37 Millionen Pfund (über 49 Millionen Dollar) verhängt wurden – ohne zusätzliche Strafen wie Durchsetzungsmaßnahmen und Sanierungskosten.
Von Führungskräften wird erwartet, dass sie verstehen:
- Wo an Standorten Risiken bestehen
- Wie konsequent die Compliance-Prozesse umgesetzt werden
- Ob die Inspektions- und Wartungstätigkeit den gesetzlichen Verpflichtungen entspricht
- Wie zuversichtlich das Unternehmen wäre, wenn morgen eine Prüfung stattfände
Howard formuliert es so: „Das Risiko für die Geschäftsleitung wächst, wenn die Informationen über die Einhaltung der Vorschriften sich an zu vielen Orten befinden. Zentralisierte Systeme verringern dieses Risiko, indem sie den Status, die Verantwortlichkeit und die Nachweise in großem Umfang transparent machen.“
Um diese Erwartungen zu erfüllen, ist eine Infrastruktur erforderlich, die auf Überwachung ausgelegt ist, das heißt Systeme, die Inspektionen, Autorisierung von Auftragnehmern, Dokumentation und Auditbereitschaft an jedem Standort miteinander verbinden.
Versäumnisse bei der Einhaltung von Vorschriften verlagern die Entscheidungsfindungzwangsweise aus dem operativen Geschäft in die Vorstandsetage.
Warum eine einzige Quelle der Wahrheit heute wichtiger ist denn je
Allgemeine Tools wurden in Wirklichkeit nicht dafür konzipiert, die Einhaltung von Vorschriften in umfänglichen, dezentralen Betriebsabläufen zu verwalten. Eine einzige Quelle der Wahrheit vereint Inspektionen, Wartungsaktivitäten, Akkreditierung von Auftragnehmern, Dokumentation und Rechenschaftspflicht in einer nahtlosen Übersicht und ermöglicht so eine konsistente Ausführung, Auditbereitschaft in Echtzeit und frühere Risikoerkennung.
Laut der bereits zitierten PwC-Studie 2025 geben 64 % der Unternehmen an, dass Technologieinvestitionen die Transparenz von Risiken und Risikomanagementaktivitäten verbessert haben.
Für Marken des Einzelhandels und des Gastgewerbes, die verschärft geprüft werden, ist diese Transparenz das, was auf der Führungsebene Vertrauen schafft.
Blick nach vorn
Da die Erwartungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in ganz Europa weiter steigen, wird der Erfolg davon abhängen, inwieweit Gebäudemanagementteams und Führungskräfte in der Lage sind, die Einhaltung der Vorschriften an jedem einzelnen Standort zu erkennen, zu verwalten und nachzuweisen.
Möchten Sie erfahren, wie führende Marken des Einzelhandels und Gastgewerbes durch eine erhöhte Transparenz der Compliance ihre Mitarbeiter schützen, das Vertrauen in ihre Marke bewahren und für einen reibungslosen Betrieb sorgen?
