Qué es el seguimiento de activos y cómo puede beneficiar a su empresa

20 de enero de 2022

El seguimiento de activos (asset tracking) constituye una parte fundamental de la gestión de activos, por lo que supone un aspecto crucial de la gestión de inmuebles y servicios o facility management.  Cuanto mejor conozcamos un activo, mejores decisiones podremos tomar en relación con este y nuestra organización. El seguimiento de activos le ayuda a predecir la vida útil de un activo y a ampliar esa vida útil mediante el mantenimiento oportuno. También puede llevar un control de las garantías y otra información capaz de conducir a un ahorro de costes y a una mejor presupuestación.

¿Qué es el seguimiento de activos? 

El seguimiento de activos es una técnica que usan los facility managers para conocer el rendimiento de los inmuebles y servicios que gestionan. Ayuda a fomentar una optimización y mejores resultados de los inmuebles y servicios gestionados. Realizar un seguimiento es fundamental no solo para llevar un control de cada activo de la abultada flota del facility manager, sino también para conocer el estado de cada activo. Así podrá saber si se está aprovechando al máximo el potencial de cada uno de ellos y si siguen estando en garantía. Este seguimiento también le ayuda a optimizar sus gastos de capital y a evitar tiempos de inactividad significativos de los equipos. Por último, puede contribuir a la gestión energética de los activos, al facilitar la adopción o el mantenimiento de un enfoque respetuoso con el medio ambiente.  

¿Cómo se puede realizar un seguimiento de activos? 

Existen diversas tecnologías de seguimiento de activos. La implementación del seguimiento de activos suele empezar por el uso de una tecnología de etiquetado que se integre con otras herramientas de gestión de activos. Aunque es posible realizar una gestión de activos sin etiquetado, resulta complicada y suele dar lugar a un gasto excesivo y a la toma de malas decisiones. Algunas de las tecnologías de etiquetado son los códigos de barras, las etiquetas RFID, la banda ultraancha (ultra-wideband, UWD) y el Bluetooth. La elección de la tecnología de etiquetado más adecuada para su empresa dependerá de varios factores, entre ellos, el número y el valor de activos y el área global a la que se desee aplicar el seguimiento. 

Códigos de barras 

Los códigos de barras son una manera muy común y económica de etiquetar activos para permitir su seguimiento. Los códigos de barras se usan para etiquetar activos en casi todos los sectores, incluidos el minorista, el manufacturero y el del almacenamiento. Una ventaja de los códigos de barras es su reducido peso y tamaño y su facilidad de uso para gestionar grandes cantidades de activos. Además, los lectores de códigos de barras son bastante asequibles. El inconveniente de usar códigos de barras es que es necesario realizar búsquedas manuales, por lo que tienden a ser muy laboriosos. Por otra parte, los lectores suelen tener una autonomía muy limitada y solo funcionan si el activo codificado es claramente legible. Los sistemas de código de barras ofrecen información basada en el último escaneo, en lugar de en tiempo real, y son propensos a los errores humanos, como cuando alguien atribuye un código erróneo a un determinado activo. Por último, la gestión de inventarios mediante sistemas de código de barras puede resultar cara. 

RFID 

La identificación por radiofrecuencia (Radio Frequency Identification, RFID) también se usa mucho en diversos contextos industriales.  La tecnología RFID funciona mediante una combinación de lectores y etiquetas electromagnéticos. Entre las versiones existentes están los sistemas pasivos y los sistemas activos, tendiendo a ser más duraderas las etiquetas pasivas. Sin embargo, las etiquetas pasivas tienen menos autonomía que las etiquetas activas. Las ventajas son que las etiquetas son pequeñas, con una firma de radiofrecuencia pequeña, y que muchas opciones de etiquetas son económicas. Por el contrario, los lectores tienden a ser caros. 

Otro inconveniente es que sus señales son fáciles de interceptar y no siempre precisas. Por ejemplo, la señal puede indicarnos si hay un determinado activo, pero no dónde se encuentra exactamente. Además, la instalación de estos sistemas también puede ser compleja. 

Banda ultraancha (UWD) 

La banda ultra-ancha (Ultra-wideband, UWD) es una tecnología más moderna. Es precisa, escalable y segura. También es un sistema que consume poca energía para transmitir una cantidad considerable de datos. Los fabricantes de coches usan esta tecnología para poder abrir los vehículos sin llave y algunos fabricantes de teléfonos móviles también la usan para funciones de seguridad. Sus ventajas son que es capaz de traspasar paredes y obstáculos y que no le afectan las interferencias de señales de radiofrecuencia y otros dispositivos. Además, permite actualizaciones en tiempo real y localizaciones precisas. 

Sus inconvenientes son que sus protocolos aún no están maduros y que se basa en la sincronización temporal para la localización y el seguimiento. También consume más energía que las demás tecnologías. Sin embargo, muchas soluciones que emplean la UWD están empezando a ofrecer medidas de ahorro energético para que puedan funcionar durante años sin tener que cambiar ni recargar la batería. 

Bluetooth 

El Bluetooth también se usa mucho para el etiquetado y el seguimiento de activos, principalmente porque puede usar repetidores de telefonía móvil para dispositivos con función de roaming dirigidos a consumidores. Las organizaciones que operan en interiores, como los centros comerciales, usan mucho el Bluetooth. Una de sus ventajas es su coste relativamente bajo y su reducido consumo de energía. Además, el Bluetooth tiene un rango de precisión de varios metros, ofrece actualizaciones en tiempo real y presenta un alto grado de normalización. 

Un inconveniente del Bluetooth es su susceptibilidad a las interferencias de otros dispositivos que se encuentren dentro del mismo espectro de frecuencia. Tampoco es capaz de funcionar con precisión en entornos reflectantes o muy activos como fábricas o refinerías. Otros de sus inconvenientes son que necesita una alta densidad de transmisores y sus vulnerabilidades de seguridad. 

Ventajas del seguimiento de activos 

El seguimiento de activos constituye una importante herramienta de gestión de activos con muchas ventajas para las empresas. Gracias al seguimiento de activos, se producen menos averías de equipos y, cuando los equipos llegan a averiarse o necesitan piezas, los tiempos de respuesta son más breves. También puede suponer un ahorro de costes significativo, al ofrecer información y datos sobre el rendimiento para predecir futuras necesidades de capital. 

Menos averías 

Una de las claves para prevenir averías en los equipos es someterlos a operaciones de mantenimiento a su debido tiempo. El seguimiento y la gestión de activos pueden facilitar información sobre las últimas operaciones de mantenimiento y servicio técnico. También pueden usar la información histórica para predecir cuándo será necesario volver a realizar operaciones de mantenimiento en los equipos para optimizar su rendimiento. 

La herramienta de gestión de activos permite a los facility managers acceder a un calendario de mantenimiento anual para cada equipo, además de la posibilidad de supervisar el cumplimiento de los plazos del calendario en tiempo real. 

Menores tiempos de respuesta 

Dado que la información sobre el activo objeto de seguimiento se introduce en tiempo real, los tiempos de repuesta para la reparación de equipos son más breves que si no se usase esta herramienta de gestión de activos. El sistema puede emitir órdenes de mantenimiento y de reparación automáticamente. El seguimiento y la gestión de activos también permiten a su empresa tener a mano piezas para cuando sean necesarias, de manera que también se agilizan las reparaciones. 

Previsiones 

El seguimiento de activos facilita la previsión de las necesidades de capital porque lleva un control de la antigüedad de los equipos y de los datos históricos relativos a la longevidad de equipos similares. Además, predice cuándo será necesario realizar operaciones de mantenimiento, lo cual contribuye a realizar una presupuestación precisa. 

Ahorro de costes 

El seguimiento de activos ayuda a las organizaciones a ahorrar dinero de varias maneras. En primer lugar, porque reduce el tiempo de inactividad, ahorrando un dinero que normalmente se perdería debido a dicho tiempo de inactividad de los equipos. Además, lleva un control de los datos de las garantías, evitando que su empresa pague reparaciones que aún están cubiertas por la garantía. Por último, prolonga la vida útil de un activo al fomentar las operaciones de mantenimiento programado. 

Una herramienta de gestión de activos también puede prevenir que se incurra en gastos excesivos para la gestión de activos debido a la pérdida de la información sobre la garantía, a un mantenimiento inadecuado de las máquinas o a la adjudicación de las reparaciones a un proveedor inadecuado. 

Información sobre el rendimiento 

La herramienta de gestión de activos también ofrece información sobre el rendimiento de un determinado activo, avisándole cuando no esté teniendo un rendimiento óptimo para que pueda tomar las medidas necesarias antes de que se produzca una avería. Asimismo, facilita información sobre el coste por activo durante todo el ciclo de vida de los equipos. 

¿Está listo para adoptar un sistema de seguimiento de activos? 

Un sistema de seguimiento de activos automatiza el proceso de gestión de activos. Esta automatización le permite visualizar sus activos desde un panel centralizado que lleva un seguimiento de los historiales de mantenimiento, la información relativa a las garantías, las fechas de adquisición de los activos, los costes operativos y los informes sobre fugas de refrigerante. La herramienta de gestión de activos ahorra dinero, ofrece una mejora orientación de cara a la presupuestación y mantiene un buen nivel de rendimiento de los equipos. Sin un sistema de seguimiento de activos, las organizaciones estarán tirando dinero a la basura.  ServiceChannel es la principal plataforma de software de facility management y tiene como socios a empresas multicentro que ya han implementado o están a punto de implementar estrategias de gestión de activos. Algunos de nuestros clientes son importantes firmas de todos los sectores, como el sector minorista y del lujo, de la restauración, la alimentación, las tiendas de productos de primera necesidad, los servicios financieros, los gimnasios y spas y el sector educativo. Coméntenos sus retos en relación con la gestión de activos y crearemos la mejor solución para satisfacer sus necesidades.