12 elementi essenziali della checklist per la gestione delle strutture

I team responsabili della gestione delle strutture hanno il compito di gestire le risorse delle strutture esterne e interne. Che si tratti dell’integrità strutturale di un edificio, di un sistema di allarme antincendio o della cura delle aree verdi, sono molti gli aspetti da monitorare nella gestione delle strutture. Una soluzione software leader del settore è lo strumento ideale per la preparazione e il monitoraggio della compilazione di checklist per la gestione delle strutture, consentendo ai team responsabile della manutenzione di lavorare in modo più efficiente e di partecipare prontamente alle attività di manutenzione preventiva.

Che cosa è una checklist per la gestione delle strutture?

Una checklist per la gestione delle strutture è un elemento fondamentale per assicurarne il corretto funzionamento e la continuità operativa. Viene spesso definita anche checklist per la manutenzione preventiva e indica le attività da intraprendere ai fini della manutenzione di una determinata struttura. Dopo aver completato tutti gli elementi della checklist, questa viene registrata e inserita nel registro di manutenzione della relativa struttura.

Perché utilizzare una checklist per le strutture?

L’utilizzo di una checklist per la manutenzione delle strutture assicura che il personale svolga i controlli necessari e le attività di manutenzione allo stesso modo ogni volta. Il monitoraggio dello stato di tutte le risorse in una struttura consente di valutare le esigenze di manutenzione e di evitare riparazioni impreviste e costose.

Tipi di checklist

Ci sono diversi tipi di checklist per la gestione delle strutture, ognuna relativa a specifiche aree di una struttura aziendale per garantire che tutte le risorse siano in buone condizioni di funzionamento e che tutte le apparecchiature funzionino correttamente. In diversi settori vengono utilizzate le checklist più indicate in base al tipo di attività. Una checklist per i negozi retail sarà molto diversa da una checklist per la manutenzione di un ristorante, mentre la checklist di un ristorante potrà magari condividere alcuni elementi con una checklist per la manutenzione di un albergo.

Di seguito sono indicate alcune delle checklist per le strutture più utilizzate da cui potrai prendere spunto per la tua organizzazione.

Manutenzione degli edifici 

Una checklist per la manutenzione degli edifici si occupa di valutare le condizioni degli elementi interni ed esterni di un edificio. Un’azienda può utilizzare più di una semplice lista di controllo per la manutenzione di un singolo edificio. Una lista di controllo per la pulizia dà priorità alla pulizia visibile e alle condizioni sanitarie degli spazi degli edifici. Una lista di controllo per la manutenzione degli edifici per i sistemi interni si concentrerebbe su elementi come illuminazione, cablaggio e sistemi HVAC.

Manutenzione delle attrezzature

La checklist per la manutenzione delle apparecchiature consente di valutare le condizioni delle apparecchiature interne e dei sistemi di automazione degli edifici. Il sistema di sicurezza delle strutture e tutti gli ascensori, le tubature e le unità di controllo del sistema sono esempi di apparecchiature che il personale addetto alla manutenzione ispezionerebbe utilizzando una lista di controllo delle apparecchiature.

Consumi energetici 

Una lista di controllo dei consumi energetici delle aziende monitora gli elementi che utilizzano energia elettrica. La registrazione delle letture degli indicatori per beni come la conservazione a freddo per ristoranti o apparecchiature a basso consumo energetico per un’azienda verde consente alla gestione delle strutture di determinare immediatamente se apportare o meno modifiche.

Protocolli di sicurezza 

Una lista di controllo del protocollo di sicurezza aiuta a mantenere e migliorare la sicurezza concentrandosi sulle misure di salvaguardia critiche della struttura. Alcuni elementi comuni di una lista di controllo di sicurezza includono la garanzia che il sistema di sicurezza funzioni correttamente, che gli estintori siano sotto pressione e aggiornati e che si assicurino che i segnali delle uscite di emergenza siano in atto e che le uscite non siano bloccate.

Gestione delle strutture esterne

Una checklist per la gestione delle strutture esterne presterà particolare attenzione agli elementi esterni di una struttura. Una lista di controllo esterna delinea le condizioni di sicurezza, come i potenziali rischi di inciampo sui marciapiedi e sui parcheggi. Si assicura che i parcheggi ADA siano chiaramente contrassegnati e che le rampe siano accessibili e stabili. Elementi estetici come la cura del prato e il paesaggio possono far parte della stessa lista di controllo di ispezione o possono avere una lista di controllo propria.

Elementi essenziali della checklist per la gestione delle strutture

Indipendentemente dall’area di interesse, un modello di checklist per la gestione delle strutture darà la priorità a uno o a tutti e quattro gli elementi chiave. I quattro pilastri della gestione delle strutture sono:

• Persone: un aspetto relativo principalmente al benessere del personale e dei visitatori.
• Processi: si riferisce alle procedure necessarie per la manutenzione di una struttura. 
• Edifici: riguarda la preparazione del budget e la programmazione delle attività di manutenzione della struttura. 
• Tecnologia: si riferisce principalmente alle integrazioni hardware di software e tecnologie informatiche per l’aggiornamento e il miglioramento di processi e operazioni.

I. Sicurezza e protezione

I responsabili delle strutture si occupano della sicurezza e degli elementi essenziali per garantire il benessere di chiunque entri in un immobile o in un edificio. Dai visitatori al personale, queste checklist danno la priorità alla protezione di tutte le persone nell’edificio da varie minacce. Gli elementi essenziali in termini di sicurezza e protezione includono programmi di pronto intervento, allarmi antincendio ed estintori, controllo degli accessi, apparecchiature di videosorveglianza e rilevatori di monossido di carbonio.

II. Manutenzione

Gli elementi essenziali per la manutenzione si riferiscono alla necessità di preservare le condizioni fisiche e il corretto funzionamento delle apparecchiature della struttura. Una checklist per la manutenzione delle strutture dà la priorità ad attività come la manutenzione preventiva, la manutenzione reattiva, il monitoraggio degli ordini di lavoro e la gestione delle attività dei fornitori esterni.

III. Sistemi energetici

Gli elementi essenziali dei sistemi energetici richiedono il monitoraggio dei consumi energetici e delle risorse che funzionano grazie all’elettricità. Le aziende spesso pongono l’accetto sul risparmio energetico e sulla riduzione delle bollette energetiche. La sostenibilità ambientale è un altro fattore determinante nel monitoraggio dei sistemi energetici. Sistemi HVAC e sistemi di riscaldamento, illuminazione e monitoraggio delle utenze vengono osservati con attenzione nell’ambito delle checklist energetiche.

IV. Gestione dello spazio

La gestione degli spazi fa riferimento layout e design, pianificazione e distribuzione degli spazi e flessibilità sul posto di lavoro. Gli elementi spaziali interni vengono spesso considerati nell’implementazione di quasi tutte le checklist per la gestione delle strutture. Una checklist per la manutenzione regolare per la gestione degli spazi potrebbe includere la garanzia del corretto funzionamento di porte e finestre automatiche, l’ispezione dei pavimenti per rilevare eventuali rischi di caduta o la corretta manutenzione delle aree di stoccaggio.

V. Sostenibilità

La sostenibilità pone l’accento sulle considerazioni ambientali. Le apparecchiature a basso consumo energetico e le procedure di pulizia ecologiche sono due elementi particolarmente diffusi ed essenziali ai fini della sostenibilità. Una checklist basata sulla sostenibilità spesso richiede il monitoraggio delle procedure di gestione dei rifiuti, degli ingredienti dei prodotti di pulizia e dei consumi energetici delle apparecchiature essenziali.

VI. Compliance e rischi

Gli elementi essenziali per la conformità prevedono la garanzia di condizioni di salute e sicurezza per tutti all’interno della struttura. OSHA (Occupational Safety and Health Administration), ADA (Americans with Disabilities Act) ed EPA (Environmental Protection Agency) sono tre delle principali agenzie che emanano normative in materia di salute e sicurezza. Le agenzie locali e statali spesso applicano regolamenti edilizi per attività commerciali e industriali, con un impatto notevole sul benessere degli occupanti.

VII. Gestione delle risorse

Gli elementi essenziali per la gestione delle risorse comportano il monitoraggio e la manutenzione delle risorse di una struttura, come attrezzature e inventario. Le liste di controllo per la gestione delle risorse potrebbero includere apparecchiature di produzione e imballaggio, forniture in magazzino o inventari dei prodotti finali.

VIII. Riparazioni di apparecchiature

Gli elementi essenziali per la riparazione delle apparecchiature rientrano nelle normali attività di manutenzione, ma si occupano in particolare dei guasti. Una checklist per la riparazione delle apparecchiature consente ai responsabili delle strutture di fare affidamento sui loro team per affrontare tempestivamente i problemi cruciali delle apparecchiature e dei macchinari per evitare interruzioni della produzione e tempi di inattività imprevisti.

IX. Gestione finanziaria

Gli elementi essenziali della gestione finanziaria implicano l’allocazione delle risorse finanziarie, la definizione del budget e il monitoraggio delle spese. Questi compiti di alto livello di solito sono spesso affidati a persone con incarichi direttivi, che dovranno analizzare e gestire le finanze relative alle strutture in modo efficace ed economico.

X. Comunicazione e collaborazione

Quando la direzione e i team si aggiornano reciprocamente sui progressi, tutti possono reagire più prontamente in caso di imprevisti. Lo scambio di pensieri e idee tra team e reparti consente di individuare soluzioni creative e innovative. Trattandosi di un elemento essenziale per la gestione delle strutture, viene inserito spesso nelle valutazioni delle prestazioni piuttosto e non in una specifica checklist per la manutenzione.

XI. Tecnologie e strumenti

Strumenti e tecnologie possono utilizzare in modo efficiente l’analisi dei dati e la creazione di report ai fini di un corretto aggiornamento, in modo da riuscire a prevedere le esigenze di manutenzione e sostituzione.I dispositivi IoT consentono alle apparecchiature di parlare con un centro di controllo, mantenendo i team aggiornati sulle condizioni e sulle prestazioni delle apparecchiature in tempo reale. Le app per dispositivi mobili consentono al personale di visualizzare informazioni specifiche sulle risorse in qualsiasi punto della struttura.

XII. Ripristino di emergenza

Essere pronti a gesire potenziali incidenti è fondamentale per una gestione efficace delle strutture. Ti invitiamo dunque a integrare le procedure di ripristino di emergenza, di pronto intervento e di gestione delle crisi nelle procedure operative della tua azienda. Crea team per svolgere attività di risposta e ripristino e proponi una serie di attività di formazione continua per garantirne la preparazione.

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