Scopri come gli operatori multi-sede europei possono ridurre i costi di manutenzione dal 21% al 39% grazie a prestazioni migliori dei fornitori.
Come gli operatori multi-sito europei ottengono risparmi dal 21 al 39% grazie a una migliore performance dei fornitori. Gli insight chiave riportati di seguito offrono una sintesi del report. Scarica il report completo per l’analisi integrale, la metodologia, gli esempi e i benchmark di settore.
Panoramica
A chi si rivolge questo report?
Questo report si rivolge ai responsabili di facility management, operations e manutenzione che gestiscono reti di fornitori su più siti e mercati, sono responsabili della spesa di riparazione e manutenzione e devono dimostrare la performance dei fornitori al di là dei tariffari.
I dati
I benchmark si basano su oltre 5,7 milioni di ordini di lavoro relativi a 68.000 punti vendita e su oltre 2 miliardi di dollari di spesa di riparazione e manutenzione monitorata. I dati provengono dagli Stati Uniti: tariffe della manodopera, valute e quadri normativi locali sono quindi diversi. I risultati principali riguardano i divari di performance relativi tra il quartile migliore e quello peggiore, non benchmark assoluti dei costi europei.
Una nota su fornitori e reti di fornitori
Per “fornitore” si intende un’impresa specializzata che esegue interventi di riparazione e manutenzione. La rete di fornitori è l’insieme delle imprese a cui si affida un operatore. I fornitori vanno confrontati con quelli che operano nella stessa disciplina tecnica e nello stesso mercato, in base a costo, rapidità e successo al primo intervento.
1.0 Introduzione
Il punto cieco della tua rete di fornitori
Ogni rete di fornitori ha un quartile peggiore, ma molti team di facility management non riescono a identificarlo. I fornitori che generano i costi più elevati spesso non sono quelli con le tariffe orarie più alte, ma quelli che causano interventi ripetuti, non rispettano gli SLA e lasciano che i lavori irrisolti erodano il budget di manutenzione.
Questo punto cieco si amplifica nelle reti multi-sito costruite tramite acquisizioni e distribuite su più paesi. I dati dei fornitori raramente sono conservati in un formato unico e confrontabile, anche se nel retail, nella GDO e nella ristorazione veloce le performance del quartile migliore garantiscono costantemente costi mediani per fattura più bassi, un servizio più rapido e un tasso di successo al primo intervento più elevato.
Oggi conta più che mai
Con un controllo più rigoroso della spesa di manutenzione e requisiti di prova più stringenti, i team devono dimostrare non solo quanto costano i fornitori, ma anche come lavorano. In ogni rete ci sono fornitori performanti e meno performanti: la questione è disporre dei dati per individuarli prima che le scarse performance si traducano in costi evitabili.
2.0 Quanto costa il divario
Più economico all’ora non significa più economico per intervento
A parità di disciplina tecnica e di campione di benchmark, le performance del quartile migliore comportano costi mediani per fattura inferiori dal 21 al 39%. Rapidità del servizio e successo al primo intervento seguono lo stesso andamento, sebbene il fornitore più performante non sia necessariamente quello con la tariffa oraria più bassa.
Il confronto tra settori mostra come il divario di performance si manifesti su costi, rapidità e qualità. Nel retail e nella ristorazione veloce la rapidità è misurata fino al completamento dell’intervento, nella GDO fino all’arrivo sul sito: il numero di giorni va quindi confrontato all’interno di ciascun settore e non tra settori diversi.
Confrontando i dati relativi alla stessa attività e rispetto alla popolazione di riferimento, emerge un divario in termini di costo, velocità e completamento delle attività al primo tentativo
Un modello illustrativo presente nel report completo stima che passare dai fornitori meno performanti a quelli più performanti in cinque discipline tecniche chiave potrebbe ridurre la spesa di riparazione di circa il 30%. Si tratta di stime basate su scenari elaborati con dati della piattaforma negli Stati Uniti, non di risparmi garantiti, e vanno ricalcolate in base alla spesa, al mix di fornitori e ai costi locali di ciascun operatore.
3.0 Sotto gli occhi di tutti
Cosa si vede in fase di gara e cosa no
In fase di gara i tariffari sono facili da confrontare. Le ore di manodopera storiche, gli interventi ripetuti e i giorni di fermo spesso non lo sono. Senza questi dati, una tariffa più bassa può sembrare vantaggiosa, mentre il costo totale più alto emerge solo in seguito, distribuito su fatture separate.
Un fornitore che effettua la diagnosi corretta al primo intervento fattura una sola volta. Un intervento ripetuto comporta un’altra uscita, altro tempo di trasferta e ulteriori disagi. Il risparmio quindi non si trova necessariamente nel tariffario, ma nel secondo intervento che si evita.
4.0 Come classificare una rete di fornitori
Tre metriche
Classifica i fornitori rispetto a quelli della stessa disciplina tecnica e dello stesso mercato in base a tre metriche: costo mediano per fattura per ordine di lavoro, tempo dall’assegnazione all’arrivo o al completamento e tasso di successo al primo intervento. Definisci il metodo di punteggio e la soglia minima del campione prima di esaminare i risultati, quindi tieni conto di priorità, manutenzione programmata rispetto a quella correttiva e mix di asset.
Costo
Costo mediano della fattura per ogni ordine di lavoro
Velocità
Tempo che intercorre dal momento della richiesta all’arrivo in sede o al completamento delle attività
Qualità
Tasso di completamento delle attività al primo tentativo
Tre elementi che emergono dalla classifica
- Il fornitore che gestisce il maggior numero di ordini di lavoro non è necessariamente il più performante.
- Nessuna metrica da sola determina la classifica: costo, rapidità e qualità vanno valutati insieme.
- Il volume degli ordini di lavoro influisce sull’affidabilità con cui si può interpretare la classifica.
| Fornitore | Ordini di lavoro | Importo mediano della fattura | Numero mediato di giorni necessari per la risoluzione |
Completamento al primo tentativo |
Quartile |
|---|---|---|---|---|---|
| Fornitore C | 240 | €347 | 4,4 | 93% | Superiore |
| Fornitore F | 185 | €358 | 4,9 | 91% | Superiore |
| Fornitore A | 310 | €376 | 6,1 | 89% | Intermedio |
| Fornitore H | 150 | €389 | 7,0 | 85% | Intermedio |
| Fornitore G | 95 | €402 | 5,4 | 87% | Intermedio |
| Fornitore B | 205 | €421 | 6,6 | 88% | Intermedio |
| Fornitore D | 275 | €446 | 7,6 | 83% | Inferiore |
| Fornitore E | 120 | €463 | 8,1 | 81% | Inferiore |
Uno scenario concreto
Nello scenario illustrativo del report relativo alla GDO, 30 fornitori HVAC vengono classificati in base a costo, rapidità e successo al primo intervento. Incrociando la classifica con la spesa e l’importanza dei siti emergono fornitori del quartile peggiore che servono punti vendita ad alto traffico. L’analisi individua inoltre un asset su cui sono intervenuti ripetutamente più fornitori: un segnale che suggerisce di valutare se riparare o sostituire l’asset, invece di considerarlo solo un problema legato al fornitore.
5.0 Passare all’azione
Trasformare gli insight in azioni
Una rete classificata aiuta i team di facility management a decidere quali conversazioni avviare per prime. Non impone un’unica azione, ma fornisce ai team i dati per concentrarsi su tre domande:
- I fornitori meno performanti servono i siti più strategici?
- In quali rinnovi contrattuali imminenti puntare sulla performance anziché sul prezzo?
- Quali asset si guastano ripetutamente, indipendentemente da chi interviene?
01
I tuoi fornitori meno efficienti si occupano delle sedi più importanti?
Sovrapponi la classifica all’elenco delle sedi. I fornitori poco efficienti non sono quasi mai distribuiti in modo uniforme all’interno di una struttura, e se un fornitore si colloca nel quartile inferiore e serve proprio le sedi in cui i tempi di inattività comportano i costi maggiori in termini di perdita di fatturato non si tratta di un problema contrattuale, ma di un problema di copertura. Spesso questo problema può essere risolto riassegnando il lavoro a un fornitore del quartile superiore già attivo nella stessa regione, senza rinegoziare le condizioni.
02
Quali rinnovi dovrebbero essere basati sulle performance e non sul prezzo?
Esamina i contratti in scadenza nei prossimi dodici mesi, tenendo presente anche il quartile in cui si colloca ciascun fornitore. Il momento del rinnovo è quello in cui hai più margine di manovra, e la posizione nel quartile ti indica come trarne vantaggio. Anche se un fornitore è poco efficiente, la risoluzione del contratto non è per forza l’unica risposta possibile. Potresti proporre un rinnovo subordinato al raggiungimento del valore mediano della rete, prendendo come riferimento la scheda di valutazione.
03
Quali asset si guastano ripetutamente, indipendentemente da chi interviene?
Gli ordini di lavoro devono essere ordinati per asset più che per fornitore o per data. Se un asset viene gestito più volte da diversi fornitori, non è detto che il problema dipenda da questi ultimi. Di sicuro, però, è il caso di valutare se sia meglio riparare o sostituire il prodotto, e ordinare i dati per asset è l’unico modo per individuare il problema. In genere i team non analizzano i dati in questo modo, ed è per questo che se un componente continua a subire guasti la circostanza viene subito associata a errori di lavorazione.
6.0 Da dove iniziare
Una disciplina tecnica, un mercato
Per iniziare non servono dati puliti sull’intera rete. Parti dalla disciplina tecnica con la spesa più alta o più critica per il business in un singolo mercato. In questo modo il confronto resta all’interno di un’unica valuta, di un unico mercato del lavoro e di un unico quadro normativo, ed è più facile distinguere le differenze tra fornitori da quelle tra mercati.
Le tre metriche richiedono gli importi delle fatture, le date di assegnazione, intervento e chiusura e l’indicazione degli interventi che hanno richiesto un ritorno sul sito. La maggior parte delle aziende dispone già di questi dati da qualche parte, anche se frammentati.
Aspettati dati frammentati
Gli ordini di lavoro sono spesso sparsi tra email, fogli di calcolo e sistemi non collegati tra loro. I nomi dei fornitori variano e gli interventi ripetuti possono comparire come nuovi lavori. Non è un motivo per aspettare. Inizia con una disciplina tecnica e un mercato, poi aggiungi una seconda disciplina nello stesso mercato e la stessa disciplina in un secondo mercato, per verificare se l’andamento dipende dal fornitore, dalla disciplina o dal mercato.
01
Una sola attività in un solo mercato
02
Una seconda attività nello stesso mercato
03
La stessa attività in un secondo mercato
Scopri come si posizionano i tuoi fornitori
Questo report mostra come i fornitori più performanti riescano a ridurre i costi di riparazione del 21-39%, accelerare i tempi di intervento e aumentare il tasso di risoluzione al primo intervento. Confronta le prestazioni della tua rete con i benchmark di riferimento.
7.0 Conclusioni e prossimi passi
Un divario misurabile
Nel retail, nella GDO e nella ristorazione veloce, le performance del quartile migliore sono associate a costi mediani per fattura inferiori dal 21 al 39%, a un servizio più rapido e a un tasso di successo al primo intervento più elevato. L’opportunità effettiva per ogni singola rete dipende dalle sue discipline tecniche, dai suoi mercati e dai suoi fornitori, e può essere calcolata solo a partire dai suoi ordini di lavoro e dalle sue fatture.
Il messaggio chiave è che il divario è misurabile e abbastanza ampio da meritare un’analisi. Per individuarlo basta partire da una disciplina tecnica in un mercato, senza cambiare sistema sull’intera rete.
Appendice: benchmark di settore
Retail
Gli impianti HVAC rappresentano la principale disciplina di riparazione e manutenzione nel retail, con il 20% della spesa del benchmark. Le reti di fornitori HVAC del quartile migliore nel retail registrano un costo mediano per fattura inferiore del 22%, un completamento più rapido di 2,6 giorni e un tasso di successo al primo intervento superiore di otto punti.
GDO
Gli impianti frigoriferi rappresentano il 33% della spesa di riparazione e manutenzione nella GDO. I fornitori di impianti frigoriferi del quartile migliore registrano un costo mediano per fattura inferiore del 39%, un arrivo più rapido di 6,3 giorni e un tasso di successo al primo intervento superiore di 41 punti.
Ristorazione veloce
Gli impianti frigoriferi sono la principale disciplina di riparazione e manutenzione nella ristorazione veloce. Le reti di fornitori del quartile migliore registrano un costo mediano per fattura inferiore del 21%, un completamento più rapido di 2,7 giorni e un tasso di successo al primo intervento superiore di otto punti.
Trasforma i dati in risultati concreti
Scopri come una gestione delle strutture basata sui dati può aiutarti a ridurre i costi, migliorare le prestazioni dei fornitori e ottenere risultati migliori in tutte le tue sedi.
